書類保管コンテナの選び方｜買う前に知っておきたい湿気の注意点と使い分け

オフィスの掃除や書類整理をしていると、机や棚にあふれた書類をまとめて片付けたくなるものです。そんなとき、手軽に使える書類保管コンテナを探している方も多いのではないでしょうか。

書類保管コンテナは、丈夫で積み重ねやすく、オフィスの整理に便利なアイテムです。一方で、保管する書類や期間によっては向いていないケースもあります。

この記事では、書類保管コンテナの種類と選び方に加え、買う前に知っておきたい注意点や、書類の使う頻度に合わせた保管方法をご紹介します。

書類保管コンテナとは？

書類保管コンテナとは、書類やファイルをまとめて収納するためのプラスチック製の収納ケースのことです。

蓋を閉められるため、ホコリや汚れから書類を守りやすく、蓋の上にさらにコンテナを重ねられます。ある程度の量の書類をひとまとめにしたいときに便利です。

また、フラットファイルやクリアファイルを立てて収納できるタイプもあります。ファイルの背表紙が見えるため、必要な書類をすぐに取り出せます。棚に横向きに置けば、引き出しのように使えるものもあります。そのため、日常的に出し入れする書類の整理にも便利です。

書類保管コンテナの選び方

書類保管コンテナを選ぶときは、次の3つのポイントを確認しましょう。

A4・B4など書類サイズに合っているか

まずは、保管したい書類のサイズに合っているかを確認します。オフィスの書類はA4が中心ですが、図面や一部の帳票ではB4やA3を使うこともあります。ファイルに綴じて保管する場合は、ファイルの外寸が収まるかもチェックしておくと安心です。サイズが合わないと、書類が折れたり、ファイルが入らなかったりする原因になります。

積み重ねても出し入れしやすいか

書類保管コンテナは、積み重ねて使うことが多いアイテムです。蓋付きタイプは重ねやすい反面、下のコンテナを開けるたびに上を降ろす手間がかかります。頻繁に出し入れする書類なら、引き出し式や、棚に横置きして使えるコンテナが便利です。

中身やラベルが見やすいか

コンテナの数が増えると、どこに何が入っているか分からなくなりがちです。半透明で中身が見えるものや、ラベルを貼れる面があるものを選ぶと、探す手間を減らせます。書類の種類や年度をラベルに書いておくと、担当者が変わっても管理しやすくなります。

書類保管コンテナは長期保管に向いている？

書類保管コンテナは便利な一方で、何年も保管する書類には向いていません。プラスチック製のコンテナが湿気をため込みやすいためです。

プラスチックは湿気がこもりやすい

紙は周りの空気中の湿気を吸ったり吐いたりする性質があります。プラスチックのコンテナは通気性がほとんどないため、書類から出た湿気や、蓋を開けたときに入った湿気がコンテナの中にとどまります。特に梅雨から夏にかけては、コンテナ内の湿度が高い状態が続きやすくなります。

湿気がこもったコンテナは、昼夜や季節の温度差によって内側に結露が起きることがあります。結露した水分を書類が吸うと、紙が波打ったり、インクがにじんだりします。湿度の高い状態が続けば、カビが発生して書類が読めなくなるおそれもあります。

普段から出し入れする書類であれば、蓋を開ける機会が多いため湿気はこもりにくくなります。しかし、法律で数年から10年ほどの保存が求められる書類を、コンテナに入れたまましまい込むのは注意が必要です。いざ必要になったときに、書類が傷んでいては意味がありません。

日焼けに注意

透明なプラスチックのコンテナは光を通すため、日の当たる場所に置いておくと、少しずつ黄ばみや文字の色あせが進みます。長期保存する書類には、光を通さず、湿度に強い段ボールがおすすめです。

書類の保管は「使う頻度」でコンテナと段ボールを使い分ける

書類を傷めずに管理するには、すべてを同じ方法で保管するのではなく、使う頻度に合わせて保管方法を分けるのがポイントです。

書類の種類	例	おすすめの保管方法
日常的に使う書類	今期の請求書、進行中の契約書	書類保管コンテナで手元に
保存期間中の書類	過去の帳簿、決算書類	段ボール（文書保存箱）
めったに見ない書類	数年前の伝票、退職者の書類	社外保管（書類保管サービス）

個人情報や機密プロジェクトの書類などの機密性の高い書類は、たとえ日常的に使っていたとしても鍵付きの書庫などに厳重に保管が必要です。

日常的に使う書類はコンテナで手元に

今期の書類や進行中の案件の書類など、日常的に使う書類は書類保管コンテナで手元に置いておきましょう。出し入れの機会が多いため湿気もこもりにくく、コンテナの取り出しやすさや見やすさを活かせます。

保存期間中の書類は段ボール（文書保存箱）で保管

使う機会は減ったものの、保存期間が残っている書類は段ボール製の文書保存箱で保管するのが基本です。段ボールは紙と同じ素材のため、湿気を適度に逃がし、コンテナに比べて湿気がこもりにくいのが特長です。箱の側面に書類の種類や廃棄予定日を書いておけば、保存期間が終わった書類もすぐに見つけられます。

めったに見ない書類は社外保管も検討

保存義務はあるものの、ほとんど見返すことのない書類は、オフィスの外で保管する方法もあります。オフィスの貴重なスペースを、めったに使わない書類のために使い続ける必要はありません。

書庫番人では、長期保管に適した書類保管箱（段ボール）を販売しています。保存期間中の書類の保管にぜひご活用ください。

社内に置き場所がないなら書類保管サービスという選択肢も

コンテナや段ボールで整理しても、書類の量が多いとオフィスの置き場所が足りなくなることがあります。そんなときは、書類を箱ごと専門の倉庫に預けられる書類保管サービスも選択肢のひとつです。

書類保管サービスの書庫番人では、書類保管に適した環境の自社倉庫で、書類を1箱からお預かりしています。必要な書類だけを取り寄せることもでき、保存期間が終わった書類は溶解処理による廃棄までお任せいただけます。初めての方にも、専属のコンシェルジュが保管方法からご提案しますので、お気軽にご相談ください。

まとめ｜書類保管コンテナは用途に合わせて選ぼう

書類保管コンテナは、丈夫で積み重ねやすく、日常的に使う書類の整理に便利なアイテムです。選ぶときは、書類サイズに合っているか、積み重ねても出し入れしやすいか、中身やラベルが見やすいかを確認しましょう。

ただし、プラスチック製のコンテナは湿気がこもりやすく、何年も保管する書類には向いていません。日常的に使う書類はコンテナ、保存期間中の書類は段ボール、めったに見ない書類は社外保管と、使う頻度に合わせて保管方法を分けることが、書類を傷めずに管理するポイントです。

書類がオフィスから溢れてしまうときや、オフィスの書類保管スペースを削減したいときには、書類保管サービスがオススメです。書類保管サービスの「書庫番人」ならお客様ごとにコンシェルジュがつき、より低コストで書類保管ができるプランをご提案できます。