書類保管サービスを導入するメリットとは？選び方を解説

投稿日 2026年5月20日
著者書庫番人コラム編集犬
カテゴリー書類保管

企業活動を継続するうえで、契約書、会計書類、人事書類など、保管が必要な紙の書類は日々増え続けていきます。法令で長期保管が義務付けられている書類も多く、安易に廃棄できないため、オフィスの保管スペース不足に悩む企業は少なくありません。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが「書類保管サービス」です。本記事では、書類保管サービスの基本的な仕組みから、導入の背景、メリット、主なタイプ、選び方のポイントまで詳しく解説します。書類管理の効率化、コスト削減、セキュリティ強化を検討している担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

書類保管サービス「書庫番人」でコスト削減

書庫番人ではコンシェルジュがお客さまそれぞれの保管状況に合わせて適切な書類の管理方法をご提案できるため、保管から廃棄までのトータルコストを最小限にすることができます。

まずは預けたい書類を相談→

書類保管サービスとは

企業の書類を外部倉庫で保管・管理するサービス

書類保管サービスとは、企業が保有する契約書、帳票、会計書類、稟議書、人事書類などを、高度なセキュリティを備えた専門倉庫で預かり、一括管理するサービスです。

日々の業務で発生する紙書類は、想像以上のスピードで蓄積され、社内の貴重なスペースを圧迫します。特に法定保管期間が長い「契約書類」「税務関連書類」は、原則7年間（欠損金が生じた事業年度は10年間）の保管が求められるなど、長期にわたる保管場所の確保が必須です。これらの書類を外部に預けることで、オフィスを本来の業務スペースとして有効活用できるようになります。

参考：帳簿書類等の保存期間｜国税庁

書類保管サービスは管理・検索・廃棄にも対応する

書類保管サービスは、一般的にWeb検索、配送依頼、廃棄にも対応しています。管理している書類の一覧をシステム上で確認し、必要な書類をすぐに検索できるため、書類管理業務の負担を軽減できる点が魅力です。さらに、保管期限が迫っている書類は自動的に通知が届くサービスもあり、廃棄漏れや過剰保管を防ぐことにもつながります。

また、書類のラベリング、インデックス作成、保管期限の管理、スキャンなど、単に倉庫へ預けるだけではなく、書類管理全体の効率化につながるサービスを行っている場合もあります。

書類保管サービスの導入が必要になる背景

オフィスの保管スペースが不足している

紙の書類が増えてくると、キャビネットや書庫、倉庫などが必要不可欠です。特に都心部では賃料が高く、書類保管のためだけにスペースを使うことはコスト面で負担になります。オフィスの賃料を「書類を置くためのコスト」として換算すると、その負担は決して無視できません。さらに、書類が増え続けることで通路や執務スペースまで圧迫し、業務効率の低下を招くケースもあります。保管スペースの見直しは、オフィス環境を快適に保つためにも大切です。

書類管理が属人化している

社内で書類を管理していると、保管場所や管理ルールが担当者ごとに異なる場合があります。その結果、必要な書類を探すのに時間がかかったり、担当者しか所在を把握していない状態になったりすることがあります。担当者が異動や退職をした際、引き継ぎが不十分だと「必要なときに必要な書類が見つからない」という探索コストの増大や、紛失リスクを招きかねません。属人化を解消するためには、統一されたルールでの書類管理が欠かせません。

紛失・劣化・情報漏洩のリスクがある

労務関係書類の中には、労働基準法などにより一定期間の保管が義務付けられているものがあり、適切な保管と廃棄が求められます。社内管理が不十分だと、紛失、誤廃棄、不正閲覧、情報漏洩などが起こりやすくなるでしょう。特に個人情報保護法の改正により、一定の個人データ漏えい等が発生した場合には、個人情報保護委員会への報告や本人への通知が義務化されるなど、企業にはより適切な情報管理体制が求められています。万が一情報漏洩が起きた場合、企業の信用失墜、損害賠償、行政処分など、経営に深刻な影響を及ぼす可能性も否定できません。

参考：労働基準法｜e-Gov 法令検索

書類保管サービスを導入するメリット

書類の保管コストを削減できる

使用頻度の低い書類を外部倉庫に預ければ、社内に大きな保管スペースを確保する必要がありません。空いたスペースを執務室や会議室などに活用でき、オフィス移転や縮小にも対応しやすくなります。専門業者の倉庫は大量保管を前提として設計されているため、社内で同じ量の書類を保管する場合と比べて、トータルコストを抑えられるでしょう。また、書類管理に費やしていた人件費も削減できるため、コスト面だけでなく、業務効率の面でも大きなメリットがあります。

保管した書類をWebで検索・取り寄せができる

書類保管サービスによっては、預けた書類をWeb上で検索することが可能です。必要な書類がある場合も、Webから配送依頼ができるため、倉庫に探しに行く手間を減らせます。検索機能を活用すれば、膨大な書類の中から目的のものをすぐに見つけられ、業務スピードの向上にもつながります。複数拠点を持つ企業であれば、どの拠点からでも同じシステムで書類を検索・取り寄せできるため、拠点間の情報共有もスムーズになるでしょう。

機密書類を安全に保管・廃棄できる

入退室管理、監視カメラ、有人監視、専用車両での輸送などに対応した書類保管サービスであれば、社内保管と比べて重要書類の管理体制を強化しやすくなります。また、保管期限が過ぎた書類を溶解処理や焼却処分で廃棄できる書類保管サービスもあります。廃棄証明書を発行してもらえる書類保管サービスを選べば、適切に廃棄したことを記録として残せるため、コンプライアンス対応の観点でも安心でしょう。

書類保管サービスの主なタイプ

セキュリティ重視型

セキュリティ重視型は、入退室管理、監視カメラ、生体認証、耐火・耐震倉庫、専用車両での輸送などの対策が整っています。契約書、人事書類、医療記録、社外秘書類などを扱う企業に向いています。金融機関、医療機関、法律事務所など、特に高いセキュリティ水準が求められる業種では、セキュリティ重視型でなければ不安が残ります。預ける書類の最小ロット数が多かったり、料金は比較的高めに設定されていたりいるものの、情報漏洩リスクを最小化したい場合には有力な選択肢です。

コスト重視型

コスト重視型では、1箱単位で利用できる書類保管サービスが多いです。個人事業主や中小企業が使う場合が多く見られます。書類専門の倉庫ではなく、湿度管理や災害対策がされていない一般的な物流倉庫の場合もあるため、注意が必要です。

電子化・DX対応型

電子化・DX対応型は、紙書類のスキャンやデータ化に対応したタイプです。Web閲覧、スキャン代行、書類管理システムとの連携などに対応しており、ペーパーレス化やテレワーク対応を進めたい企業に適しています。紙書類を電子化することで、リモートワーク環境からでも書類にアクセスできるようになり、働き方の柔軟性が高まります。電子帳簿保存法への対応を進めたい企業にとっても、要件を満たした電子化・保管体制を整えるうえで、こうした書類保管サービスは有効な選択肢でしょう。

書類保管サービスを選ぶポイント

セキュリティ体制

重要書類を預ける場合は、入退室管理、監視カメラ、有人監視、アクセスログ、専用車両での輸送、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）などの認証取得状況を確認しましょう。料金が安くても、セキュリティ対策が不十分な書類保管サービスは避けたほうが安心です。プライバシーマークやISO27001などの第三者認証を取得しているかどうかは、情報管理体制を確認するうえでの判断材料になります。書類の取り扱いに関する社員教育がしっかり実施されているかも、確認しておきたいポイントです。

書類の保管環境と災害対策

書類は湿気や温度変化に弱いため、温湿度管理、防火・防水対策、耐震性、保管庫の立地を確認します。長期保管する重要書類は、書類専用の保管庫で管理されているかも見ておきたいポイントです。地震、火災、水害などの自然災害に備えた対策が講じられているかどうかも、長期保管を前提とする場合には欠かせない確認事項になります。BCP（事業継続計画）の観点からも、災害に強い保管環境は重要な判断基準の1つです。

預けた書類をすぐに取り寄せられるか

外部に預けた書類は、必要なときにすぐ使えるとは限りません。即日配送や翌日配送に対応しているか、Webから24時間依頼できるかを確認しましょう。急ぎで書類が必要になる場面は業務上必ず発生するため、配送スピードはサービス選定の重要なポイントになります。配送料金の体系、緊急配送への対応可否、配送エリアの範囲なども事前にチェックしておくと安心です。

書類の廃棄・電子化への対応

保管期間が過ぎた書類を安全に廃棄できるかも重要なポイントです。個人情報を含む書類は復元できない方法で廃棄する必要があります。溶解処理、焼却処分、廃棄証明書の発行に対応していれば、機密性を保ったまま処分しやすくなります。また、スキャンやデータ化に対応した書類保管サービスであれば、紙の保管と電子化を同時に進めることが可能です。電子化した書類はクラウド上で管理できるため、検索性が大幅に向上し、業務効率化にも貢献します。