機密文書廃棄サービスの選び方を紹介します

機密文書廃棄サービスを選ぶ際、どこがいいのかお悩みではありませんか？この記事では、貴社に合わせた選び方を紹介します。

機密文書廃棄サービスとは？どんな人に必要？

「機密文書廃棄サービス」とは、契約書・人事データ・顧客情報など、外部に漏れると問題になるような書類を、安全かつ確実に処理する専門サービスです。企業や自治体、医療機関、士業など、機密性の高い情報を扱う業種において特に重要視されており、法令遵守や情報管理体制の強化にもつながります。

以下のようなケースに該当する方におすすめです。

• 古くなった契約書や顧客データを安全に処理したい
• オフィス移転や閉鎖に伴い、大量の書類を一括で処分したい
• 社内のシュレッダーでは処理が追いつかない、または不安がある
• 個人情報保護法やマイナンバー法などの法令対応を適切に行いたい

機密情報を含む書類の廃棄は、「ただ捨てる」ではなく「適切に処理する」ことが求められる時代です。

自分で処理 vs プロに依頼、どう違う？

日常的に社内のシュレッダーを使って機密文書を廃棄していますが、それだけでは十分とは言えない場合があります。

以下に、自社処理と専門業者への依頼を比較してみます。

	自社で処理	プロに依頼
処理の手間	時間と人手が必要	回収～廃棄まで一括対応
セキュリティ	処理後の紙ゴミから復元される可能性がわずかにある処理漏れや放置のリスクあり	専用設備で完全処理 ISMSやプライバシーマークを導入しているサービスが多い
環境への影響	シュレッダーごみはリサイクルできない	溶解処理の場合はリサイクルされる
金額	作業工数ぶんの人件費＋ゴミ代がかかる	1箱ごとに処理費用がかかる
大量の書類の処分	シュレッダーでは作業スピードが遅い	大型シュレッダーや溶解処理で大量の書類でも問題なく処分

コストや手間を抑えるために社内処理を選ぶ企業もありますが、作業工数ぶんの人件費を考えると、外部の機密文書廃棄サービスのほうがよい場合があります。また、書類が大量にある場合は、オフィス用のシュレッダーのサイズでは対応しきれません。そのため、ほとんどの大企業は機密文書廃棄サービスを使っています。

情報漏えいやコンプライアンス上のリスクを考慮すると、専門業者に依頼するメリットは非常に大きいと言えます。

書類廃棄サービスを利用する前のチェック

書類廃棄サービスを使う前にチェックすべき点がいくつかあるため、紹介していきます。

廃棄してもいい書類か確認する

基本的に、すべての書類を自由に廃棄してよいわけではありません。法律や社内ルールに基づいて保存期間が定められている文書については、保存期間を過ぎてから廃棄するのが原則です。

▼書類の保存期間一覧はこちら

法定保存文書の保存期間一覧

法定保存文書の保存期間一覧 法定保存文書の保存期間一覧 ここでは法律で定められた書類（法定保存文書）の保存期間…

shoko-bannin.com

法的な保存期間を過ぎた書類であっても、社内での確認・承認プロセスを経てから廃棄することが望ましいです。安易に廃棄すると、監査対応や法的トラブルに発展するリスクがあります。

シュレッダー処理か溶解処理か選ぶ

機密文書廃棄サービスは、大きくわけてシュレッダー処理と溶解処理の2つにわけられます。

違いが一目でわかるように、比較表にしてみました。

	シュレッダー処理	溶解処理
料金	やや高めな傾向	やや安めな傾向
セキュリティ	シュレッダーの機会に入れる作業員の目に入る可能性はある	箱ごと溶解槽に入れるため、情報漏えいの可能性は低い
環境への影響	シュレッダーごみは焼却されるため、温室効果ガスが出る	溶解後に再生紙としてリサイクルされるため、環境に優しい
箱に詰める前の作業	バインダーやファイル、クリップ、ステープラーの芯を外す必要がある	紙のバインダー、クリップ、ステープラーの芯はそのまま処理可能感熱紙やカーボン紙は除外する必要がある

シュレッダーの機密文書廃棄サービス

シュレッダー型の廃棄サービスは、大型のシュレッダーで書類を細断して原形を判別できないように処理する方法です。回収型（業者施設で処理）がほとんどですが、出張型（オフィス前までシュレッダー車が行ってその場で処理）もあります。

出張型は処理の様子を目視確認できるため、安心感を得られます。

溶解処理の機密文書廃棄サービス

溶解処理は、書類を溶かしてパルプ化することで情報を完全に消去する方法です。

製紙工場などで再生紙の原料としてリサイクルされるケースが多く、環境配慮の面でも評価されています。また、料金もシュレッダー処理よりも安価なことが多いため、基本的には溶解処理をオススメします。

機密文書廃棄サービスのセキュリティチェック

機密文書の廃棄を外部業者に依頼する際、最も重視すべきなのが「セキュリティ体制と実績」です。とくに官公庁や金融機関など、高度な情報管理が求められる組織の案件を受託しているサービスは、セキュリティ面での信頼性が高いといえます。

官公庁・自治体との取引実績があるか
→情報管理の厳しい公共機関との取引は、安全性の裏付けになります。

PマークやISO27001などの認証を取得しているか
→情報管理体制が一定水準以上である証明となります。

セキュリティ設備があるか
→倉庫の監視システム、GPS追跡付き車両など、透明性のある管理が可能か確認しましょう。

見学や立ち会いができるか
→ 実際にどのように処理されているかを確認できる仕組みがあると安心です。

セキュリティ万全の機密文書廃棄サービスなら書庫番人

もし機密文書廃棄サービスを探しているなら書庫番人をオススメしています。

溶解処理で環境にやさしく、料金も相場の半額以下。なのにセキュリティは万全です。官公庁・自治体の書類のお預かり実績がある書庫番人では、回収車両にもセキュリティを施しており、安心して廃棄書類を預けていただくことができます。

まずはお問い合わせからお気軽にご相談ください。