機密文書廃棄サービスとは？利用してみたい方へ詳細を解説

機密文書の廃棄に不安を感じたことはありませんか。企業や組織にとって、機密文書の適切な廃棄は避けて通れない重要な課題です。しかし、どのように処理すればよいのか、具体的な方法がわからない方も多いでしょう。この記事では、機密文書廃棄サービスの概要やそのメリットについて詳しく解説し、安心で効率的な廃棄方法を見つけるためのヒントを提供します。これを機に、機密文書の廃棄に関する不安を解消していきましょう。

機密文書廃棄サービスとは

機密文書とは、企業や組織が業務上で扱う情報の中で、外部に漏洩すると重大なリスクを引き起こす可能性がある文書を指します。こうした機密文書を安全に処理するためには、機密文書廃棄サービスに任せるとよいでしょう。機密文書廃棄サービスの主な目的は、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることです。

機密文書廃棄サービスの主な役割

機密文書廃棄サービスの主な役割は「回収」「廃棄」「証明書の発行」の3つです。

2.廃棄

廃棄には、機密情報を完全に消去するために、シュレッダー細断＋焼却処理、溶解処理などの方法があります。中でも、溶解処理は、文書を物理的に確認不可能な状態にするためオススメです。

3.証明書の発行

廃棄処理が完了すると、依頼企業には廃棄証明書が発行されます。この証明書は、機密文書が適切に廃棄されたことを公式に証明するものであり、企業が法的コンプライアンスを維持するために重要な書類です。

廃棄サービスに依頼するときの注意点

機密文書廃棄サービスを利用する際には、いくつかの注意点があります。適切なサービスを選び、機密文書の取り扱いに関するリスクを最小限に抑えていきましょう。

機密文書の保管期間の確認

機密文書は、法律や業界の規制により、一定期間、機密文書を保管する義務がある場合が多いです。例えば、財務書類や契約書などは法定保管期間が定められており、その期間中は保管しておかなければ法的なリスクを負う可能性があります。保管期間が満了するまえに書類を廃棄してしまうと、税務調査や確定申告の際に対応できず、罰則が科されるかもしれません。機密文書廃棄サービスへの依頼前に、廃棄したい書類の保管期間が過ぎているかを確認しましょう。

なお、マイナンバーなどの特定の個人情報を除いて、保管期間が過ぎたあとの保管は問題ありません。例えば、医療機関などでは訴訟に備えて、保管期間以上の年数カルテを保管し続けるケースがあります。

情報漏洩のリスクが低いサービスを選ぶ

情報漏洩は企業にとって非常に深刻な問題です。中でも、機密文書の取り扱いにおいて、情報が外部に流出することは、企業の信用を失墜させ、法的責任を問われる可能性があります。企業は、こうしたリスク回避のために、信頼できる機密文書廃棄サービスを導入し、情報セキュリティを強化していくとよいでしょう。

機密文書廃棄サービスのメリット

機密文書廃棄サービスを利用することで、企業はさまざまなメリットを享受できます。特に、情報漏洩リスクの低減や業務効率の向上、法的コンプライアンスの確保において大きな効果が期待できます。

情報漏洩リスクの低減

昨今のニュースでよく流れているように、個人情報の流出などによる情報漏洩が深刻化しています。そのため、企業のリスク管理はますます重要になってきています。機密文書廃棄サービスを利用することで、専門のサービスが適切な手順で機密文書を処理するため、情報漏洩のリスクを大幅に低減できるでしょう。安心して任せられるという点が、機密文書廃棄サービスの大きなメリットです。

業務効率の向上

日々の業務の中で、機密文書の処理に手間を感じている企業も少なくないでしょう。機密文書廃棄サービスなら、回収ボックスに書類を入れるだけで廃棄が完了するため、従業員の負担を大幅に減らせるでしょう。また、回収ボックスがない場合でも、段ボール箱にまとめておくだけで、専門のサービスがスムーズに引き取りから廃棄までを行ってくれるため管理が楽になります。

法的コンプライアンスの確保

機密文書の保管期間の厳守は、企業にとって避けて通れない課題です。しかし、専門的な知識が必要であるため、頭を悩ませている方も多いでしょう。そこで、廃棄のプロフェッショナルである機密文書廃棄サービスを利用することで、保管期間が過ぎた書類を適切に処理できるでしょう。さらに、廃棄証明書の発行により、廃棄の証拠を残せる点も安心です。

社内処理と廃棄サービスの比較

機密文書の主な処理方法は、社内でのシュレッダーを使った処理と、専門の廃棄サービスに依頼する方法です。それぞれの特徴やメリットなどを見ていきましょう。

社内でのシュレッダーによる細断処理

シュレッダーを使用して機密文書を処理する方法は、企業内で手軽に行えるため広く利用されています。中でも、書類の量が少ない場合や、すぐに処理が必要なときに有効です。

しかし、社内でのシュレッダー処理にはいくつかの限界があります。大量の機密文書を処理するには時間がかかり、紙くずの管理も必要になってきます。年度末など、書類が大量に発生する時期には、シュレッダーの稼働時間が長くなり、それに伴う紙くずの処分にも手間と時間がかかってしまうでしょう。また、シュレッダーで細断された機密文書は、再構成される可能性があるため、情報漏洩のリスクが完全には排除されないという問題もあります。

これらの理由から、シュレッダーは小規模な書類処理には適していますが、より厳密なセキュリティが求められる場合や、大量の書類を処理する際には、他の廃棄方法を検討したほうがよいでしょう。

専門の機密文書廃棄サービスに任せる

廃棄方法に関しては、大きく分けて「業務用の大きなシュレッダーで処理するもの」と「溶解処理」とがあります。昨今では、溶解処理が主流です。溶解処理は、機密文書を完全に破壊し、確認不可能な状態にするため、情報漏洩のリスクを大幅に減らすことができます。

業務用シュレッダー＋焼却処理の概要

業務用シュレッダーと焼却処理は、大量の機密文書を安全かつ効率的に廃棄するための方法として、かつて広く利用されていました。この方法では、まずシュレッダーで書類を細断し、そのあと焼却処理を行うことで物理的に情報を破壊します。一見すると効果的な方法のように思えますが、いくつかの問題点もあるので注意しましょう。

まず、セキュリティ面でのリスクが残ります。廃棄プロセスの一部で、機密文書が人目に触れる可能性があるため、完全な情報保護が保証されるわけではありません。具体的には、シュレッダーに書類を投入する際に、機密情報が他の人に見られる可能性があります。さらに、焼却処理では温室効果ガスが発生してしまいます。これが環境に悪影響を及ぼすため、環境保護の観点でも懸念が高まっています。業務用シュレッダーと焼却処理は、カーボン紙や合成紙などリサイクルに適さない可燃物の廃棄には有効ですが、一般的な機密文書の廃棄方法としては、推奨されなくなってきています。

溶解処理の概要

溶解処理は、現在最もセキュリティが高く、環境にも優しい機密文書廃棄方法として広く採用されています。この方法では、機密文書を攪拌して溶かし、情報を物理的に復元できない状態にします。そのため、情報漏洩のリスクをほぼ完全に排除することができるでしょう。コスト面でも、シュレッダー処理に比べて安価である傾向があり、企業にとって経済的な選択肢となっています。

この処理方法は、廃棄された紙をリサイクルできるため、環境にも優しいです。また、溶解処理では、ホチキスや紙のバインダーなどを事前に取り除く必要がないため、機密文書廃棄の準備にかかる時間と労力が大幅に削減されます。加えて、段ボールを開封せずに廃棄できるため、作業員が機密文書の内容を確認する必要がないという点で、セキュリティが向上しています。

書類保管サービスの「書庫番人」に機密文書の廃棄を任せてみませんか？

書類保管サービスの「書庫番人」は、機密文書の廃棄を安心・簡単に行えるサービスを提供しています。書類の保管期間が満了した際には、書庫番人からメールで通知が届き、Webシステムから簡単に廃棄依頼を行うだけで、迅速に廃棄します。もちろん機密文書回収ボックスを利用したい場合にも対応します。お預かりした機密文書は、入れ物ごと溶解処理され、作業員の目に触れることはありません。回収から廃棄までの全ての過程で、セキュリティ対策を施した専用車両を使用し、輸送中のリスクも最小限に抑えています。

さらに、機密文書廃棄サービスの料金相場は段ボール1箱約1500円程度ですが、「書庫番人」では、1箱600円という格安の料金で廃棄サービスを提供しています（※機密文書回収ボックスに関しては料金が異なりますので、お問い合わせください）。はじめて機密文書廃棄サービスを利用する方でも、安心して利用できるようにサポート体制も充実しています。お問い合わせから、お気軽にお見積もりや疑問点などをご相談ください。