発注書の電子化戦略とは？効果的な管理と知るべき法的要件

発注書を電子化することは、仕事の効率を上げてコストを減らすのに役立つ方法です。しかし、作業効率を上げるためには、正しい管理と法律の知識が必要であり、単に紙をデジタル化するだけでは不十分です。電子化した発注書は検索や保管がしやすいメリットがありますが、その一方で、データ保護やセキュリティの懸念も伴います。この記事では、発注書をデジタルにすることで、どのようにしてコストを下げ、作業を効率化するのか解説しています。効果的な電子化プロセスの導入により、ビジネスの効率性が大きく改善され、日常の業務がよりスムーズになることでしょう。

発注書の電子化とは

発注書（別名「注文書」）は、企業が製品やサービスを注文する際に使われる重要な書類です。発注書の電子化とは、紙の書類を使用する従来の方法から一歩進んだ、デジタル形式での記録および送信のプロセスを指します。この進化したプロセスにより、発注情報をデジタルデータとして直接取引先に送ることができます。発注書を電子化をすることにより、さまざまなメリットが得られます。これらのメリットは、現代ビジネスにおける迅速かつ効率的な、取り引きの実現を支える基盤となっているでしょう。

電子化の際の法的要件

デジタル化が進展し、企業の書類管理方法にも変革が求められている現代において、特に重要視されているのが、発注書などのビジネス書類の電子化です。この電子化を推進するのは、電子帳簿保存法の改正です。この法律の改正は企業に対し、書類のデジタル化をより一層促進するものとなっています。しかし、重要なのは単に書類をデジタル化するだけでなく、その過程で電子帳簿保存法をはじめとするさまざまな法的要件を遵守する必要がある点です。法的要件を遵守しない電子化は、企業にとって予期せぬリスクを招くことになりかねません。したがって、書類の電子化を行う際には、適切な法的枠組みの中で行う必要があり、これらの要件を正確に理解し、適用することが、企業にとって非常に重要です。

電子帳簿保存法の改正

電子帳簿保存法の改正は、企業における発注書の管理を一新する重要な節目となりました。以前は、発注書を電子形式で保管する際にさまざまな制約がありましたが、法改正を受けて、これらの書類を電子的に保管することが容易になりました。他に注目すべき変更点としては、2024年から電子データとして受け取った発注書を紙で印刷し、それを保管する行為が基本的に禁止されることです。この変化により、企業は発注書をはじめとする各種ビジネス書類の取り扱い方を再考し、電子化を推進することが求められます。企業は新しい法的要件に合わせて、書類のデジタル化に向けた取り組みを加速させることが重要です。

スキャンして保管する場合の要件

紙で発行または受領した発注書をデジタル化する場合、スキャンする方法が一般的です。このプロセスは単純と思われがちですが、電子帳簿保存法に従っていくつかの技術的な要件を満たす必要があります。これらの要件は、書類の正確さ、完全性、そしてあとから検証できるようにするために設けられています。

スキャン基準とセキュリティの最新動向

スキャン基準とセキュリティは、常に進化しています。スキャンの解像度や色調に関する最新の基準から、書類の変更を記録するタイムスタンプの重要性、さらには検索機能の確保を把握し、効率的な業務運営を実現しましょう。

・スキャン解像度と色調について

スキャンの解像度は最低でも200dpi以上が必要です。また、色は24ビットカラーで、赤、緑、青それぞれが256階調以上でなければなりません。しかし、2022年以降、これらの要件は変わり、白黒（グレースケール）でのスキャンも許可されるようになりました。

・タイムスタンプの付与

書類になにか変更が加えられた場合、その事実と内容を明確に記録し、追跡できるようにタイムスタンプの付与が求められます。これにより、書類の訂正や削除がいつ、どのように行われたかを正確に把握できます。

・入力者情報の記録

スキャン作業を行った人物やその直接の監督者に関する情報を明確にすることが重要です。これは、どの書類が誰によって電子化されたのかを明確に追跡できるようにするためです。入力者情報の記録についての細かい詳細は、平成27年度の税制改正によって整理されています。

「平成27年度の税制改正前においては、入力を行う者又はその者を直接監督する者の電子署名を行った上でタイムスタンプを付すことが要件とされていた。平成27年度の税制改正により、国税関係書類をスキャナで読み取る際の電子署名が不要とされ、これに代え、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことが要件とされた。」

引用：国税庁（入力者等の情報の確認の意義）

・検索機能の確保

電子化された書類は、取り引きの年月日、金額、取引先などから検索できるようにしておきましょう。これにより、必要な情報を迅速に見つけ出せます。

発注書電子化のメリット

発注書の電子化は、企業活動の効率を飛躍的に向上させます。この変化には、コスト削減、業務の迅速化、管理のシンプル化など、数多くのメリットがあります。

コスト面

紙ベースの発注書は、印刷、輸送、保管といったさまざまなコストがかかります。特に、長期保管が必要な場合や書類の再発行や修正が必要になった場合、これらのコストはさらに膨らみます。一方、発注書の電子化を行うことで、これらの経済的負担を大幅に軽減することが可能です。電子化することによって、物理的な資材やスペースの節約にも繋がり、企業の財務面での効率化を実現します。

迅速性の向上

電子化された発注書は、作成後すぐに電子メールで取引先に送信することが可能です。これにより、従来の郵送時間を必要とせず、情報の受け渡しも迅速になります。このスピーディなコミュニケーションは、ビジネスの機動性を高め、市場の変動に迅速に対応する能力を向上させます。

業務の効率化

発注書の電子化は、印刷や郵送などの時間とコストを要する物理的プロセスをなくしてくれます。電子データとしての管理は、検索や参照を瞬時に行えるため、業務の効率を飛躍的に高め、結果として全体の生産性が上がります。

原本の劣化・損失防止

紙の書類は、時間が経過するにつれて劣化するほか、紛失してしまうことがあります。しかし、電子化された書類は経年劣化や物理的損失の心配がなく、適切なバックアップがあれば、データの紛失リスクも大幅に低減します。さらに、電子文書は改ざんが難しく、セキュリティ面でも優れています。

リモートワークで管理できる

現代の多様な働き方に対応するため、リモートワークの需要が増加しています。発注書を電子化することにより、どこからでもアクセスし、管理することが可能です。これにより、在宅勤務でも発注業務をスムーズに行うことができ、業務の柔軟性が大幅に向上します。

発注書を電子化する方法

発注書の電子化は、現代のビジネス運営において欠かせないプロセスです。手書きや紙ベースの発注書をデジタル化することにより、多くの企業が効率性を高め、時間やコストの節約を実現しています。ここでは、発注書を電子化するための具体的な方法を見ていきましょう。

発注書をデータ化する

紙ベースの発注書をデジタル形式に変換する最も基本的な方法は、書類をスキャンまたはデジタルカメラで撮影し、PDFやWordファイルなどのデジタルフォーマットに変換することです。この方法は、特に初期投資を抑えたい小規模企業に適しています。ただし、大量の発注書を処理する場合には、その手間と時間がネックとなる可能性があります。この作業を効率化するためには、スキャンの解像度の理解やファイルの整理方法などの事前の準備が重要となります。

電子発行のシステムを使う

現在、市場にはクラウドベースの契約管理システムや発注システムが多数存在します。これらのシステムを利用することで、発注書の作成から発行、保管までのプロセスを全てデジタル化し、効率化することが可能です。例えば、クラウドサインやその他の電子契約サービスを使用すれば、発注書を瞬時に作成し、取引先と共有し、電子署名を交わすことができます。このようなシステムの導入は、特に中規模以上の企業において、業務のスピードアップと精度の向上に大きく貢献します。

取引先に電子データで発注してもらう

取引先との間で発注プロセスを完全にデジタル化することも、発注書電子化の効果的な方法の1つです。取引先に電子データ形式で直接発注してもらうことで、紙の発注書のやり取りが完全に不要となり、プロセスが高速化します。この方法は、取引先との良好なコミュニケーションと、相互のシステム互換性が保証されている場合に最適です。

データ化を外部に委託する

資金や時間、技術的なリソースが限られている企業は、発注書のデータ化作業を外部の専門サービスに委託することを検討してみましょう。データ入力代行企業や書類電子化サービスを利用すれば、内部リソースを他の重要な業務に集中させられます。特に、大量の紙ベースの書類を短期間で電子化する必要がある場合に適しています。ただし、サービス提供者を選定する際には、その信頼性やセキュリティ対策を十分に検討してください。

発注書の電子化や大量の書類にお悩みの方は、書類保管サービスの「書庫番人」にもご相談ください。

電子化の課題や注意点

電子化はビジネスプロセスを効率化し、コスト削減をもたらしますが、この過程には注意点も多く存在します。主な注意点として、初期投資、技術的な障壁、セキュリティ上の懸念、組織内の変化管理など、多くの課題に直面することになります。

初期費用などのコスト面

発注書の電子化をはじめるには、初期の投資が必要です。これには、ハードウェアの購入や適切な電子書類管理システムの導入が含まれます。また、システムを選定する過程には時間とリソースが必要とされ、思いのほか複雑なプロジェクトになる可能性があります。電子化を成功させるためには、従業員の教育や新システムへの適応も欠かせない要素です。これらのコストと労力を見込んでプランニングすることが重要です。

データ保護法の要件とセキュリティポリシーの整備

電子化された発注書は、ハッキングやデータ漏洩のリスクに直面します。これらのリスクを回避するためには、適切なセキュリティ対策の実装が必須です。データ保護法の要件を理解し、アクセス権限の設定やデータの暗号化など、適切なセキュリティポリシーを整備することが、電子化プロセスを安全に進める上で不可欠です。

社内マニュアルと取引先との調整

発注書の電子化を進める際には、社内での一貫した操作方法をマニュアル化し、従業員全員が同じプロセスを守れるようにすることが大切です。しかし、全ての取引先が電子化を受け入れているわけではないため、紙ベースの書類と電子文書の双方に対応できる柔軟な体制を整える必要があります。取引先とのコミュニケーションを密に取り、双方のシステムが互換性を持つように努めることが重要です。

書類保管サービスの「書庫番人」に発注書の管理を任せてみませんか？

発注書などの書類が日々積み重なることは、多くの企業が直面する共通の課題です。

書類保管サービスの「書庫番人」は、紙の書類から電子データに至るまで、あらゆる書類管理のニーズに応えます。整理、保管、さらには廃棄まで書類管理の全プロセスをトータルでサポートし、企業の書類電子化の取り組みを強力にバックアップします。

電子化せずに紙のまま書類を預かることも可能です。信頼と実績のある「書庫番人」が、皆様の書類管理を全面的にサポートいたします。

▼こちらからお気軽にご相談ください。

お問い合わせ

お問い合わせ メールフォームでのお問い合わせ 第三者提供について ご本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を…

shoko-bannin.com