書類保管サービス 導入チェックリスト

書庫番人コンシェルジュは、お客さまのご予算や書類の保管状況をヒアリングし、どの書類を書類保管サービスに預け、どの書類を社内で保管すると運用がしやすいのかをご提案できます。

廃棄の際に、保管期間の異なる書類がバラバラに保管されていては、分類する手間がかかってしまいます。書庫番人では、書類のお預かりの際に同じファイルや保管箱にまとめるべき書類のご提案ができるため、廃棄の際の手間やコスト削減につながります。

お客さまそれぞれの業務内容や書類の保管状況により預けるべき書類と社内保管すべき書類は異なります。普段使用しない書類を預けるお客さまが多く見られますが、そうでないほうがよいケースにもしっかり対応し、預けるべき書類をご提案します。

一度に社内の保管方法を統一する作業は大変なもの。書庫番人なら、各部署への書類保存マニュアル作成などのご提案から、説明会でのご説明なども可能です。

書類保存規定やマニュアルがなければ書類のスムーズな運用ができません。書庫番人コンシェルジュにご相談いただければ、書類保存規定やマニュアルの作成を含め、ベストな書類の運用方法についてお客さまと一緒に考えさせていただきます。

書庫番人に書類を預け、社内の書類の量を減らしてみましょう。保管・保存スペースがスッキリするだけでなく、社内の限られた書類だけを管理すればよいため、業務の効率化につながります。

書庫番人は書類の保管だけでなく、廃棄も行っています。書類をお預かりする段階で廃棄のことまで考えたお預かり方法をご提案します。また、書庫番人ではお客さまの社内に機密文書回収ボックスの設置も可能です。書庫番人なら、社内に溜まりがちな廃棄書類も大幅削減できます。

一般的なオフィスでは万全なセキュリティ対策を施すことは難しいものです。書庫番人の倉庫は、機密文書などに対応したセキュリティ対策万全の自社倉庫です。倉庫だけでなく、回収車にもさまざまなセキュリティ設備を搭載しているため、機密文書を流出させたことはありません。情報セキュリティ認証ISMS/ISO27001の認証取得、全従業員の教育の実施、定期的な内部監査及び外部審査機関による監査も行っているため、安心してご利用いただけます。

社内での災害対策や湿度管理は難しいもの。災害対策された書庫番人の書類専門倉庫は東日本大震災でも保管箱の落下はゼロの安心設計です。また、書類に適した湿度管理がされており、書類が痛む心配はありません。